CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA
CONDOTTA
PER I TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI
PER SCOPI STORICI
PREAMBOLO
I sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il presente codice sulla base
delle seguenti premesse:
1.Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici utilizza frequentemente
dati di carattere
personale per i quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati. In
considerazione dell’interesse
pubblico allo svolgimento di tali trattamenti, il legislatore -con specifico riguardo agli
archivi pubblici e a quelli
privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell’art. 36 del d.P.R. 30
settembre 1963 n. 1409- ha
esentato i soggetti che utilizzano dati personali per le suddette finalità
dall’obbligo di richiedere il consenso
degli interessati ai sensi degli artt. 12, 20 e 28 della legge (l. 31 dicembre 1996, n.
675, in particolare art. 27;
dd.lg. 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281, in particolare art. 7, comma 4;
d.P.R. 30 settembre 1963, n.
1409, e successive modificazioni e integrazioni).
2.L'utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti deve pertanto rispettare
le previsioni di legge e quelle
del presente codice di deontologia e di buona condotta, l’osservanza del quale, oltre
a rappresentare un obbligo
deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento dei dati
(art. 31, comma 1, lettera
h), l. 31 dicembre 1996, n.675; art.6, d. lg. 30 luglio 1999, n.281).
3.L'osservanza di tali regole non deve pregiudicare l'indagine, la ricerca, la
documentazione e lo studio ovunque
svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
4.I trattamenti di dati personali concernenti la conservazione, l'ordinamento e la
comunicazione dei documenti
conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono
considerati di rilevante interesse
pubblico (art. 23 d.lg. 11 maggio 1999, n.135).
5.La sottoscrizione del presente codice è promossa per legge dal Garante, nel rispetto
del principio di
rappresentatività dei soggetti pubblici e privati interessati. Il codice è espressione
delle associazioni
professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le società scientifiche, ed è
volto ad assicurare
l’equilibrio delle diverse esigenze connesse alla ricerca e alla rappresentazione di
fatti storici con i diritti e le
libertà fondamentali delle persone interessate (art. 1, l. 31 dicembre 1996, n. 675).
6.Il presente codice, sulla base delle prescrizioni di legge, individua in particolare: a)
alcune regole di
correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella
comunicazione e
diffusione dei dati, armonizzate con quelle che riguardano il diritto di cronaca e la
manifestazione del pensiero;
b) particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione di documenti
concernenti dati idonei a
rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare; c)
modalità di applicazione agli
archivi privati della disciplina dettata in materia di trattamento dei dati per scopi
storici (art. 7, comma 5, d.lg.
30 luglio 1999, n. 281).
7.La sottoscrizione del presente codice è effettuata ispirandosi, oltre agli artt. 21 e
33 della Costituzione della
Repubblica italiana, alle pertinenti fonti e documenti internazionali in materia di
ricerca storica e di archivi e in
particolare:
a.agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e
delle libertà
fondamentali del 1950, ratificata dall'Italia con legge 4 agosto 1955, n. 848;
b.alla Raccomandazione N. R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d'Europa;
c.agli artt. 1, 7, 8, 11 e 13 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea;
d.ai Principi direttivi per una legge sugli archivi storici e gli archivi correnti,
individuati dal Consiglio
internazionale degli archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al Codice internazionale
di deontologia
degli archivisti approvato nel congresso internazionale degli archivi, svoltosi a Pechino
nel 1996.
Capo I - PRINCIPI GENERALI
Art. 1. (Finalità e ambito di applicazione)
1. Le presenti norme sono volte a garantire che l'utilizzazione di dati di carattere
personale acquisiti nell'esercizio
della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all'informazione, nonché
nell'accesso ad atti e documenti, si
svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle
persone interessate, in particolare del
diritto alla riservatezza e del diritto all'identità personale.
2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati personali effettuati
per scopi storici in relazione ai
documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed
archivi privati dichiarati di
notevole interesse storico. Il codice si applica, senza necessità di sottoscrizione,
all'insieme dei trattamenti di dati
personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.
3. Il presente codice reca, altresì, principi-guida di comportamento dei soggetti che
trattano per scopi storici dati
personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico, e in particolare:
a)nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione
nei confronti degli utenti,
indipendentemente dalla loro nazionalità, categoria di appartenenza, livello di
istruzione;
b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l'utilizzazione e la
diffusione dei dati contenuti
nei documenti.
4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari,
possessori e detentori di
archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di
interesse storico, i quali
manifestano l’intenzione di applicare il presente codice nella misura per essi
compatibile.
Art. 2. (Definizioni)
1. Nell'applicazione del presente codice si tiene conto delle definizioni e delle
indicazioni contenute nella disciplina in
materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni citate nel
preambolo. Ai medesimi fini si
intende, altresì:
a) per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione,
abbia responsabilità di controllare,
acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di
deposito della pubblica
amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli
archivi privati di cui al
precedente art. 1, comma 4;
b) per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a
documenti contenenti dati personali,
anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e
altre manifestazioni del
pensiero;
c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su
qualsiasi supporto che contenga dati
personali.
Capo II - REGOLE DI CONDOTTA PER GLI ARCHIVISTI E LICEITA’ DEI RELATIVI TRATTAMENTI
Art. 3. (Regole generali di condotta)
1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli
archivisti adottano, in armonia con la
legge e i regolamenti, le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti,
delle libertà fondamentali e della
dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto,
anche da parte dei terzi con cui
entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di
legge e di regolamento in materia
archivistica e, in particolare, di quanto previsto negli artt. 21 e 21-bis del d.P.R. 30
settembre 1963, n. 1409, come
modificati dal d.lg. 30 luglio 1999, n. 281, dall'art. 7 del medesimo d.lg. n. 281, e
successive modificazioni ed
integrazioni.
3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni archivistiche, nel
trattare dati di carattere personale
si attengono ai doveri di lealtà, correttezza, imparzialità, onestà e diligenza propri
dell'esercizio della professione e
della qualifica o livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di
trasparenza della attività
amministrativa.
4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati per
tali scopi, e sono soggetti in
linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono
contenuti e dal luogo di
conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie
di dati o di trattamenti.
Art. 4. (Conservazione e tutela)
1. Gli archivisti si impegnano a:
a) favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in
conformità con i principi, i
criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati,
curando anche
l'aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e
tecnologiche;
b) tutelare l'integrità degli archivi e l'autenticità dei documenti, anche elettronici e
multimediali, di cui
promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di
cancellazione, dispersione ed
alterazione dei dati;
c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare
ogni azione diretta a
manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
d) assicurare il rispetto delle misure di sicurezza previste dall'art. 15 della legge 31
dicembre 1996, n. 675 e dal
d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318 e successive integrazioni e modificazioni, sviluppando
misure idonee a prevenire
l'eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando,
in presenza di
specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti
e la conservazione degli
originali in cassaforte o armadi blindati.
Art. 5. (Comunicazione e fruizione)
1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della
libera fruibilità delle fonti.
2. L'archivista promuove il più largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della
normativa vigente, favorisce
l'attività di ricerca e di informazione nonché il reperimento delle fonti.
3. L'archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un
fascicolo perché esclusi dalla
consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un archivio in collaborazione
con altri soggetti pubblici o
privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura
interessata sottoscrive una apposita
convenzione per concordare le modalità di fruizione e le forme di tutela dei soggetti
interessati, attenendosi alle
disposizioni della legge, in particolare per quanto riguarda il rapporto tra il titolare,
il responsabile e gli incaricati del
trattamento, nonché i rapporti con i soggetti esterni interessati ad accedere ai dati.
Art. 6. (Impegno di riservatezza)
1. Gli archivisti si impegnano a:
a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche,
ottenute in ragione della
propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare
profitti e interessi privati. Nel
caso in cui l'archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla
propria attività professionale,
è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;
b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese
nell'esercizio delle
proprie attività.
2. L'archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la cessazione dalla propria
attività.
Art. 7. (Aggiornamento dei dati)
1. L'archivista favorisce l'esercizio del diritto degli interessati all'aggiornamento,
alla rettifica o all'integrazione dei
dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle
fonti originarie dalla
documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell'applicazione dell'art. 13 della legge n. 675/1996, in presenza di
eventuali richieste generalizzate di
accesso ad un'ampia serie di dati o documenti, l'archivista pone a disposizione gli
strumenti di ricerca e le fonti
pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, ai sensi dell'art. 13, comma 3, della legge n.
675/1996, da parte di chi vi abbia
interesse in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai
risalenti nel tempo, la
sussistenza dell'interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
Art. 8. (Fonti orali)
1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano
espresso il proprio consenso in modo
esplicito, eventualmente in forma verbale, anche sulla base di una informativa
semplificata che renda nota almeno
l’identità e l’attività svolta dall’intervistatore nonché le finalità
della raccolta dei dati.
2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all’autore
dell’intervista una dichiarazione scritta dell’avvenuta
comunicazione degli scopi perseguiti nell’intervista stessa e del relativo consenso
manifestato dagli intervistati.
Capo III - REGOLE DI CONDOTTA PER GLI UTENTI E CONDIZIONI PER LA LICEITA’ DEI
RELATIVI
TRATTAMENTI
Art. 9. (Regole generali di condotta)
1. Nell'accedere alle fonti e nell'esercitare l’attività di studio, ricerca e
manifestazione del pensiero, gli utenti, quando
trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla legge e dai
regolamenti, adottano le modalità più
opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della
dignità delle persone interessate.
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti utilizzano i documenti
sotto la propria responsabilità e
conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei
principi di pertinenza ed
indispensabilità di cui all’art. 7, del d.lg. 30 luglio 1999, n. 281.
Art. 10. (Accesso agli archivi pubblici)
1. L'accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere
agli archivi con eguali diritti e
doveri.
2. Fanno eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, i documenti di carattere riservato
relativi alla politica interna ed estera
dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data e quelli
contenenti i dati di cui agli artt. 22 e 24
della legge n. 675/1996, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro
data. Il termine è di
settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale
oppure rapporti riservati di tipo
familiare.
3. L’autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere
rilasciata prima della scadenza dei
termini dal Ministro dell’Interno, previo parere del direttore dell’Archivio di
Stato o del sovrintendente archivistico
competenti e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli
atti di archivio riservati istituita
presso il Ministero dell’Interno, secondo la procedura dettata dagli artt. 8 e 9 del
decreto legislativo n. 281/1999.
4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i documenti di cui al comma 2 prima
della scadenza dei termini,
l'utente presenta all'ente che li conserva un progetto di ricerca che, in relazione alle
fonti riservate per le quali chiede
l’autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le modalità di diffusione
dei dati. Il richiedente ha facoltà di
presentare ogni altra documentazione utile.
5. L'autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione è rilasciata a parità di
condizioni ad ogni altro richiedente. La
valutazione della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca di cui
al comma 4.
6. L'autorizzazione alla consultazione dei documenti, di cui al comma 3, prima dello
scadere dei termini, può contenere
cautele volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e
la dignità delle persone
interessate.
7. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi della ricerca desumibili
dal progetto, nell'obbligo di
non diffondere i nomi delle persone, nell'uso delle sole iniziali dei nominativi degli
interessati, nell'oscuramento dei
nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o
nel divieto di riproduzione dei
documenti. Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e
all'indicazione di fatti o circostanze che
possono rendere facilmente individuabili gli interessati.
8. L'autorizzazione di cui al comma 3 è personale e il titolare dell'autorizzazione non
può delegare altri al conseguente
trattamento dei dati. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non possono
essere ulteriormente utilizzati
da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
Art. 11. (Diffusione)
1. L'interpretazione dell'utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto
all'identità personale e della
dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di
manifestazione del pensiero costituzionalmente
garantite.
2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l'utente si astiene dal
pubblicare dati analitici di interesse
strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata
persona identificata o
identificabile.
3. La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve
essere rispettata nel caso in
cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita
pubblica.
4. In applicazione di quanto previsto dall'art. 7, comma 2, del d.lg. n. 281/1999, al
momento della diffusione dei dati il
principio della pertinenza è valutato dall’utente con particolare riguardo ai
singoli dati personali contenuti nei
documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L'utente può diffondere i dati
personali se pertinenti e
indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle
persone.
5. L’utente non è tenuto a fornire l’informativa di cui all’art. 10, comma
3, della legge n. 675/1996 nei casi in cui tale
adempimento comporti l'impiego di mezzi manifestamente sproporzionati.
6. L'utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati
personali, accessibili su
autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche
rispetto ai terzi.
Art. 12. (Applicazione del codice)
1. I soggetti pubblici e privati, comprese le società scientifiche e le associazioni
professionali, che siano tenuti ad
applicare il presente codice si impegnano, con i modi e nelle forme previste dai propri
ordinamenti, a promuoverne la
massima diffusione e la conoscenza, nonché ad assicurarne il rispetto.
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di
notevole interesse storico, le
sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l'applicazione del codice.
Art. 13. (Violazione delle regole di condotta)
1. Nell'ambito degli archivi pubblici le amministrazioni competenti applicano le sanzioni
previste dai rispettivi
ordinamenti.
2. Le società e le associazioni tenute ad applicare il presente codice adottano, sulla
base dei propri ordinamenti e
regolamenti, le opportune misure in caso di violazione del codice stesso, ferme restando
le sanzioni di legge.
3. La violazione delle prescrizioni del presente codice da parte degli utenti è
comunicata agli organi competenti per il
rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei
termini di legge, ed è considerata ai
fini del rilascio dell'autorizzazione medesima. L'Amministrazione competente, secondo il
proprio ordinamento, può
altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della
violazione delle regole del presente
codice. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione
di documenti riservati.
4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato cui sono tenuti i pubblici
ufficiali, i soggetti di cui ai
commi 1 e 2 possono segnalare al Garante le violazioni delle regole di condotta per
l'eventuale adozione dei
provvedimenti e delle sanzioni di competenza.
Art. 14. (Entrata in vigore)
1. Il presente codice si applica a decorrere dal quindicesimo giorno successivo alla
pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
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